Roles, responsabilidades y autoridades en la organización 5.3 ISO 9001
Para cumplir con este requisito es indispensable que la organización en la que te encuentras contabilices y clasifiques tu recurso humano.
En conjunto con el departamento de Recursos Humanos y con cada Gerente de área, podrás saber qué recurso humano le pertenece a cada área o departamento.
Con todo esto podrás estructurar el organigrama de tu organización y además será útil para posteriormente realizar las correspondientes descripciones de puesto que más adelante estaremos mencionando.
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Punto de la norma
La norma nos dice que:
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes quedan asignadas, se comuniquen y se entiendan en toda la organización.
La alta dirección debe asignar responsabilidades y autoridades para:
a) Asegurarse de que el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional.
b) Asegurarse de que los procesos están generando las salidas previstas.
c) Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1).
d) Asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización.
e) Asegurarse de que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el mismo.
Organigrama
Por ejemplo, en una ocasión en cierta organización la persona de limpieza era quién detectaba las fallas en tuberías, vidrios rotos, fallas en el WC, inundaciones y un sin fin de cosas que estaban en mal estado.
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Sin embargo, en el organigrama se colocaba a la persona de limpieza en el departamento de Recursos Humanos, no era lo ideal.
Existía un Departamento de Mantenimiento a la infraestructura por lo que lo correcto era colocarla en dicho departamento.
En pocas palabras este requisito nos solicita y nos enseña que debemos colocar a la persona ideal en el puesto ideal.
Habrá (como me ha tocado observar) personas que en una organización ocupan dos puestos.
Por ejemplo: Asistente de Dirección y Responsable de Compras.
Es válido que exista debido a las excelentes habilidades de la persona, sin embargo, tendrá que existir dos descripciones de puestos diferentes.
Una vez que analicen y estructuren el organigrama de la organización, no olvides continuar documentando con el número y clave consecutiva que corresponda.
Una vez que obtengas la aprobación por la alta dirección deberás comunicar dicho documento, de tal manera que se encuentre visible.
Claro que a cada gerente de área le tocará transmitir a su personal a cargo en qué parte del organigrama se encuentran.
El entendimiento de dicha ubicación en el organigrama es clave, ya que este punto es una pregunta de auditoría básica.
