Planificación de los cambios 6.3 ISO 9001
La norma dice
Cuando la organización determine que es necesario realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, estos cambios deben ejecutarse de manera planificada (véase 4.4).
La organización debe considerar:
a) El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.
b) La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad.
c) La disponibilidad de recursos.
d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Una anécdota para este punto
En la consultoría donde laboraba de repente se descomponía un mueble o alguna infraestructura de la organización, los departamentos llamaban al departamento de Calidad, esto con la finalidad de “solucionar el problema”.
Se nos hizo extraño que las llamadas sean más frecuentes hacia nuestro departamento.
Entonces, mi jefa se tomó la molestia de preguntar el ¿por qué nos lo pedían a nosotras?, la persona que realizaba la llamada solía decir
“Fulanita de Tal (persona que ya no laboraba) se comprometió a solucionar estos problemas”.
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El problema no era realizar lo que nos solicitaban los departamentos, el problema era que para eso existía un departamento de Mantenimiento a la Infraestructura.
No se contaba con el apoyo de la persona responsable de ese departamento debido a que:
- Era familiar del director, esto lo hacía un poco intocable; imposibilita lograr implementar un Sistema de Gestión de Calidad.
- El error de Fulanita de Tal fue tomar responsabilidades que no le corresponden, talvez decidió esto para no quedar mal con el director.
La solución
Debido a esta situación, mi jefa como responsable del departamento de manera amable y argumentada tuvo una conversación con el director.
El director accedió que se considere e integre en el proceso de implementación al responsable de Mantenimiento a la Infraestructura.
Posteriormente mi compañera y yo realizamos llamadas y correos constantes al responsable de Mantenimiento a la Infraestructura.
Despues de varias llamadas y mensajes por fin accedió brindarnos tiempo para trabajar en sus procesos.
En dichos procesos se le asignaron sus responsabilidades, así como sus indicadores, claro que con la debida autorización.
En nuestra última reunión con el, se realizó la entrega de documentación (procedimientos, manuales, formatos, los cuales le fueron asignados en físico y en electrónico).
Así que, nuestra responsabilidad como departamento de Calidad fue comunicar dichos procedimientos, manuales y formatos de uso general a todo el personal de la organización.
Con la finalidad de que conocieran la responsabilidad del departamento de Mantenimiento a la Infraestructura.
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Moraleja: Coloca a la persona adecuada en el lugar adecuado, esto es lo que quiere decir este punto de la norma.
Aunque claro, existen personas multifuncionales, que pueden desempeñarse en muchas labores de una organización.
